Электронные трудовые книжки: в чем плюсы и минусы?

С 2021 года работодатели должны будут вести кадровый документооборот в цифровом виде.

Правительство РФ 1 июля 2019 года одобрило пакет законопроектов, предполагающих переход на электронные трудовые книжки и создание информационной системы Пенсионного фонда России. С 2021 года трудовые книжки будут вестись только в электронном виде. Работодатели должны будут направлять все необходимые данные в ПФР в электронной форме. На бумажном носителе трудовые книжки вестись не будут с 1 января 2027 года.

Редакция Executive.ru задала экспертам вопрос: в чем плюсы и минусы электронной трудовой книжки для компании и для работника?

 

Появляется риск утечки информации

 

Елена Беляева, директор по организационному развитию и маркетингу, Grundfos, эксперт Executive.ru

Этот переход – естественный процесс: все сервисы постепенно уходят в цифру, кадровые документы – не исключение.

Плюсы состоят в возможности производить все операции с информацией о трудовом стаже в формате онлайн. Это удобно и сотруднику, и работодателю, и Пенсионному фонду, и всем прочим организациям, которым периодически нужна информация о занятости человека (например, банкам при выдаче кредитов).

По сути, сотрудник при трудоустройстве не должен ничего приносить работодателю, компания просто получает из системы данные о предыдущих местах работы и вносит новую запись. Отсутствие необходимости запрашивать выписки из трудовой и получать их в «натуральном виде» снижает нагрузку на HR-отдел. Сотрудник экономит время, получает выписку в любой момент в любой географической точке.

Безусловно, для полного использования такого сервиса нужно, чтобы документ заверялся электронной подписью HR-сотрудника, иначе получится очередной фарс: распечатав документ дистанционно, нужно будет все равно идти за живой подписью.

Снизится возможность манипуляций с информацией о трудоустройстве. Уже нельзя будет купить пустую книжечку и вписать в нее фиктивные данные. При этом работодатель всегда сможет предварительно, до трудоустройства человека, проверить его трудовую историю и сравнить ее с представленным резюме.

Минусы состоят в том, что, как и любая система, база данных о трудовой деятельности граждан будет сбоить. Написал неверно одну букву в фамилии или названии компании, и трудовой стаж человека (а может и сам человек) потерялся в информационных недрах. Потом доказывай, что ты существуешь и работал там-то в такое-то время. Судя по опыту, «доказывать» нужно лично и очно, что сразу же уничтожает все прелести электронного документооборота.

Как и со всеми другими системами, возникает риск утечки информации. Это глобальный риск, связанный со всеобщей цифровизацией. При этом надо помнить, что далеко не у всех жителей нашей страны есть компьютер или смартфон, не все активные пользователи цифровых сервисов. Они будут чувствовать себя некомфортно в отсутствие бумажного документа.

 

Трудовые книжки – это рудимент

 

Максим Часовиков, ведущий специалист, НЦЦЭ МГУ им. М.В. Ломоносова, эксперт Executive.ru

Минусов электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной я не вижу. Из плюсов могу назвать следующие:

- Электронную книжку невозможно потерять.
- Все записи становятся доступными всем заинтересованным сторонам.
- Упрощается ведение кадрового делопроизводства.

Я считаю, что трудовые книжки – отмирающий рудимент: есть СНИЛС, пенсионные накопления, этого достаточно для работника, государства и работодателя. По идее, все значимые факты, которые отмечаются в трудовой, должны регулярно передаваться в Пенсионный фонд. Дублировать еще раз эту информацию в другой сущности – излишне.

Давно пора избавляться от бумажных носителей. Польза трудовой книжки – сомнительна: достаточно знать о пенсионных накоплениях, у другой информации из трудовой книжки ценность, на мой взгляд, отсутствует.

 

У электронных книжек есть ряд преимуществ

 

Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала, Северсталь-Центр Единого Сервиса

Электронные книжки имеют ряд преимуществ:

- Их невозможно потерять или подделать.
- Работнику не нужно будет предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами.
- Кадровики быстро получат сведения о трудовой деятельности соискателя при трудоустройстве.
- У работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.

От этого выигрывают все. Для работодателя это значительная экономия времени на ведении трудовых книжек в бумажном виде: экономия ресурсов, экономия бюджетов.

К моменту расчета пенсии ПФР будет обладать полной информацией о трудовой деятельности гражданина. Возможно, не сразу, все зависит от того, как будут внесены исторические данные.

Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также направить свои данные при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно. Каждый сотрудник будет иметь доступ к своей электронной трудовой книжке.

Как будут предоставляться доступы юридическим лицам? Есть несколько вариантов. Самый вероятный вариант: только действующий работодатель будет иметь доступ к электронной трудовой книжке сотрудника. Это означает, что если на этапе подбора персонала работодатель захочет проверить карьерную историю кандидата, он запросит у кандидата выписку из электронной трудовой книжки. Невероятный вариант: все работодатели будут иметь доступ ко всем электронным ТК сотрудников. Что противоречит Закону о персональных данных.

Как будут передаваться данные в Пенсионный фонд? Для этого используется технический формат xml. Будет разработан новый формат передачи данных в ПФР или расширен существующий формат передачи. Информация передается в Пенсионный фонд до 15 числа следующего месяца за отчетным. Эти же сроки определены для электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года.

2020 – пилотный год проекта, с 2021 года сроки становятся жестче. Например, информация о приеме или увольнении должна быть передана на следующий день после приема или увольнения. В 2021 году на электронные трудовые книжки перейдут и малые предприятия, где менее 25 сотрудников.

После начала использования электронных трудовых книжек встанет вопрос об оцифровке истории трудовой деятельности сотрудников. Здесь несколько вариантов развития событий: действующий работодатель передает всю историю работы сотрудника в этом юридическом лице. В этом случае уже сложится история, как минимум, по текущему работодателю.

Может ли работодатель передать историю сотрудника в других юридических лицах, и насколько это будет корректно? Сведения в трудовой книжке о других местах работы – ответственность других юридических лиц.

В этом случае возможен сценарий оцифровки этой информации через МФЦ. Когда текущий работодатель дает заверенную копию бумажной трудовой книжки. Далее работник идет с ней в МФЦ и там ее оцифровывают. Тогда Пенсионный фонд будет обладать полной информацией о трудовой деятельности, передвижениям работника и всем этапам его трудовой деятельности.

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки? Минтруд предложил перечень мер, которые понадобится провести для перехода на новые правила в 2020 году. В том числе:

- С участием профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты.
- Письменно уведомить работников о грядущих изменениях.
- Обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.

Более того, в законопроекте планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц за нарушение сроков подачи сведений и за направление неполной или недостоверной информации.

Следующим этапом развития кадрового делопроизводства может быть полный переход на электронный документооборот с использованием электронной подписи.

 

Не разъяснен порядок доступа в систему ПФР

 

Инга Дармина, директор единого центра сервисной поддержки персонала, Schneider Electric

Переход на электронные документы, в том числе и введение электронной трудовой книжки, имеет ряд неоспоримых плюсов для сотрудников и для работодателей. В первую очередь, это упрощение взаимодействия сотрудников с государственными органами, где требуется предоставление заверенных копий трудовых книжек. Также электронную трудовую книжку невозможно потерять, это важно, ведь существующий процесс восстановления бумажной трудовой достаточно затратный по времени.

Работодателю новый закон позволит сократить издержки на обеспечение сохранности бумажных трудовых книжек: освобождаются площади, на которых хранятся книжки, отпадает необходимость приобретения несгораемых сейфов, уменьшается объем документооборота.

Электронная система ПФР, в которой будут храниться сведения по трудовому стажу, облегчит навигацию и поиск необходимых сведений о сотрудниках, упростит процесс внесения корректировок в трудовую книжку, позволит минимизировать ошибки при заполнении.

Все вышеперечисленные плюсы нового закона возможны при разработке и внедрении четкого и максимально простого механизма взаимодействия между сотрудниками и работодателями и механизма пользования информационной системой ПФР. Пока не разъяснен порядок доступа работодателя в систему ПФР.

 

Сведения о вредных условиях труда могут быть утеряны

 

Надежда Миллер, HR-директор, Otc.ru

У электронной трудовой книжки есть плюсы для работодателя и работника:

- Она не может потеряться, работнику не придется отправлять запросы во все организации, в которых работал, для восстановления. Не может испортиться. Подделать вряд ли будет возможно.
- Не нужно будет вести учет в книгах по расходу и учету трудовых книжек, закупать для этого специальные журналы и бланки трудовых и вкладышей.
- Упростится работа кадровым специалистам (заполнение трудовых «от руки», ведение бумажных журналов и учета в них, не нужно будет заверять копии).
- Не нужно будет хранить в сейфе трудовые и нести за них ответственность в случае порчи.
- Не нужно запрашивать согласия на отправку трудовой почтой, если работник работает в регионе.
- Не нужно предоставлять проверяющим и сверяющим инстанциям копии трудовых.

Однако у нее есть и минусы:

- Возможны хакерские атаки.
- Возможны обвалы баз данных.
- Все сведения по трудовому стажу, у кого-то еще и вредности, опасности условий труда, будут потеряны.

Интересно тогда, каким образом люди в этом случае будут подтверждать свой трудовой стаж и вредность? Запрашивать информацию у всех работодателей для восстановления, по тому же принципу, как и с бумажными трудовыми? Я, сколько это будет возможным, буду помимо электронной трудовой книжки параллельно вести также в бумажном виде, со всеми записями, подписями и печатями.

 

Трудовые книжки – российское явление

 

Нина Филоненко, совладелец, директор по развитию, «Экоокна»

Трудовые книжки – это российское явление. На Западе практически нигде нет трудовых книжек. Везде в первую очередь спрашивают диплом об образовании, смотрят на дипломы о повышении квалификации и рекомендательные письма с прошлых мест работы.

Разработка электронных книжек в России – часть масштабного плана по цифровизации данных и чем-то напоминает историю с электронным дневником со всеми плюсами и минусами. В трудовой книжке будут храниться не только записи с мест работы, но и информация об образовании, о повышении квалификации. Невозможно будет подделать диплом или купить трудовую книжку в метро. Предполагается, что проект заметно упростит кадровое делопроизводство и документооборот, облегчит работу ПФР и налоговой.

С другой стороны, многие московские родители знают, как долго настраивалась система электронных дневников и сколько проблем испытали учителя, ученики и их родители. Едва ли стоит ожидать, что этот проект заработает сразу, как надо. Это дорогостоящий проект, и во сколько обойдется его запуск – сложно предсказать. А любые сбои в работе и неполадки могут негативно отразиться на трудоустройстве граждан или повлекут дополнительные проблемы для самих компаний. Непонятно, что делать маленьким компаниям в регионах, у которых нет даже нормального доступа в интернет.

Кроме того, далеко не все сотрудники хотят афишировать определенную информацию о себе. Получается, что с введением повальной цифровизации человек оказывается без всякой защиты и приватности, как было раньше. А это уже этический вопрос. Есть и сомнения, что такие системы будут обеспечены надежной защитой. А что делать, если данные попадут к злоумышленникам?

 

Станет невозможно использовать несколько трудовых книжек

 

Илья Соломатов, директор департамента проектов, «Аптеки Вита»

Для компании плюсом будет, прежде всего, прозрачная история кандидата на вакансию. Некоторые кандидаты используют несколько трудовых книжек. Также к плюсам можно отнести меньший объем ручной работы с хранением и ведением книжек. Плюс для больших компаний: высвобождение площадей, занятых под хранение.

Для сотрудников главный плюс – не нужно будет восстанавливать трудовую в случае повреждения или утери. Не будет случаев, когда работодатель удерживает сотрудника, отказываясь выдавать трудовую книжку.

Из основных рисков – сбои в работе базы данных, оборудования, каналов передачи. В случае повреждения данных будет затронуто огромное количество людей.